In breve
- Il controllo che conta è prima della pubblicazione: 11 ore fra un turno e l’altro, riposo settimanale, 48 ore medie (D.Lgs. 66/2003).
- Un buon software riempie la settimana sul fabbisogno che dichiari e rispetta ferie, malattie e indisponibilità senza che tu le ricontrolli.
- Il piano deve arrivare sul telefono di ciascuno, e i cambi fra colleghi devono passare da un’approvazione, non da una chat.
Un software per i turni dei dipendenti serve quando lo schema non sta più in testa a una persona: più di dieci persone, più sedi o reparti, orari che scavalcano la mezzanotte, part-time e stagionali. A quel punto la domanda non è più «chi lavora sabato», ma «chi può lavorare sabato senza saltare il riposo di legge e senza superare le ore del contratto».
Qui trovi cosa deve fare uno strumento serio, una checklist per sceglierlo, quanto costa e come si passa dal foglio di calcolo. Se lavori in un ristorante o in un negozio c’è anche la guida dedicata ai [turni nella ristorazione e nel commercio](/guide/software-turni-ristorazione-retail).
01Cosa deve fare un software turni
- 1Segnalare le violazioni prima di pubblicare. Riposo giornaliero di 11 ore consecutive (art. 7 D.Lgs. 66/2003), riposo settimanale e settimo giorno di fila (art. 9), media di 48 ore settimanali sul periodo di riferimento (art. 4). Un errore trovato a piano pubblicato è già un problema.
- 2Tenere conto delle assenze. Ferie approvate, malattie, permessi 104, idoneità del medico competente: un turno assegnato a chi è in ferie è il primo motivo per cui i piani si rifanno.
- 3Coprire il fabbisogno. Dici quante persone servono per fascia e mansione, il software propone chi metterci e ti mostra i buchi.
- 4Usare modelli di turno. Mattina, pomeriggio, notte, spezzato: si disegnano una volta e si trascinano.
- 5Gestire i turni oltre la mezzanotte. Un turno 22–6 deve contare sulla giornata giusta e calcolare il riposo da quando finisce davvero.
- 6Arrivare a tutti. Il piano pubblicato si vede sul telefono; i cambi fra colleghi si chiedono e si approvano, e restano scritti.
- 7Confrontare piano e realtà. Il turno è la promessa, la timbratura è la prova: i riposi vanno controllati anche sulle ore timbrate, perché è quello che guarda un ispettore.
02Excel, app di calendario o software turni
| Strumento | Va bene se | Si ferma quando |
|---|---|---|
| Foglio di calcolo | Pochi dipendenti, schema fisso, una persona che lo aggiorna | Servono controlli sui riposi, assenze aggiornate, più versioni del file |
| Calendario condiviso o chat | Squadra piccola che si accorda da sé | Bisogna dimostrare chi ha approvato un cambio o quante ore ha fatto qualcuno |
| Software turni a sé | Ti serve solo pianificare | Le ore pianificate vanno riportate a mano nelle presenze e nelle paghe |
| Gestionale del personale con turni | Turni, presenze, ferie e paghe devono parlarsi | Hai bisogno solo di una griglia e di nient’altro |
Il passaggio da Excel ha senso quando il tempo speso a ricontrollare supera quello speso a pianificare. I segnali tipici sono spiegati in Excel o software per ferie e presenze.
03Checklist per scegliere
Il software turni che stai provando…
- mi avvisa prima di pubblicare se qualcuno non ha 11 ore di riposo, salta il riposo settimanale o lavora il settimo giorno di fila;
- mi fa cambiare i limiti quando il contratto collettivo o un accordo li modifica;
- non mi lascia assegnare un turno a chi è in ferie o è dichiarato non idoneo dal medico;
- compila una settimana sul fabbisogno e mi lascia correggere prima di pubblicare;
- tratta bene i turni notturni e quelli che scavalcano la mezzanotte, anche per i minorenni;
- manda il piano ai dipendenti e gestisce i cambi turno con un’approvazione;
- confronta i turni con le timbrature e porta le ore al consulente paghe;
- mostra a ogni capo turno solo la sua squadra.
04Quanto costa un software turni
I modelli sono due. La maggior parte dei software HR si paga a dipendente al mese, spesso con i turni in un piano superiore a quello base. Altri, come Omega People, si pagano a fascia di organico, con turni, presenze e ferie compresi. Su 30 dipendenti la differenza fra pochi euro a testa e una fascia fissa si vede già; su 100 diventa la voce che decide. Prezzi e conti con i nomi dei software stanno in quanto costa un software HR.
| Organico | Omega People (turni compresi) |
|---|---|
| fino a 25 dipendenti | 39 € al mese |
| fino a 75 dipendenti | 79 € al mese |
| fino a 200 dipendenti | 129 € al mese |
| fino a 500 dipendenti | 199 € al mese |
05Come si parte senza fermare il reparto
- 1
Disegna i modelli di turno
Gli orari che usi davvero, con pause e mansione.
- 2
Scrivi il fabbisogno
Quante persone servono per fascia, giorno e mansione, e il presidio minimo.
- 3
Imposta i limiti
Quelli di legge ci sono già; cambia solo quello che il tuo contratto o un accordo prevede diversamente.
- 4
Pianifica una settimana in parallelo
Fai il piano nel software e nel vecchio foglio: le differenze ti dicono cosa sistemare.
- 5
Pubblica e raccogli le indisponibilità
Da quel momento i dipendenti vedono il piano sul telefono e chiedono i cambi da lì.
Per costruire lo schema di base prima ancora dello strumento c’è la guida ai turni a rotazione.
Con Omega
I turni in Omega People
- Planner settimanale per persona e reparto, con modelli di turno, fabbisogno per fascia e mansione e presidio minimo.
- Prima di pubblicare segnala 11 ore di riposo, riposo settimanale, settimo giorno di fila e 48 ore medie, oltre ai limiti per i minorenni.
- «Compila la settimana»: riempie il fabbisogno rispettando assenze, giudizio del medico, indisponibilità e ore di contratto, e lascia bozze da correggere.
- Piano sul telefono di ciascuno, cambi turno fra colleghi con approvazione, e gli stessi controlli applicati anche alle ore timbrate.
- Turni compresi nel canone: 39 € al mese fino a 25 dipendenti, 79 € fino a 75, 129 € fino a 200 e 199 € fino a 500, IVA esclusa.
