In breve
- Il LUL va compilato entro la fine del mese successivo a quello di riferimento: è il termine che genera più sanzioni evitabili.
- Va conservato per almeno cinque anni dalla data dell’ultima registrazione.
- L’omessa o infedele registrazione costa da 150 a 1.500 euro, e fino a 6.000 quando riguarda più di dieci lavoratori o più di dodici mesi.
Il Libro Unico del Lavoro ha sostituito i vecchi libri paga e matricola unificandoli in un unico documento. È lì che, per ciascun lavoratore, risultano i dati anagrafici e contrattuali, le ore prestate, le assenze, le somme erogate: in pratica, la storia amministrativa del rapporto.
È il documento che un ispettore chiede per primo, perché confrontandolo con quello che vede — persone al lavoro, orari, mansioni — verifica in pochi minuti se la situazione dichiarata coincide con quella reale. Per questo la sua tenuta non è un adempimento contabile ma il perno della regolarità dell’impresa.
01Chi lo tiene e cosa contiene
L’obbligo nasce dall’articolo 39 del DL 112/2008 e dal DM 9 luglio 2008, e riguarda tutti i datori di lavoro privati con lavoratori subordinati — con la sola esclusione del datore di lavoro domestico. Vale dal primo dipendente. Il libro può essere tenuto direttamente dall’azienda oppure delegato a un consulente del lavoro o a un altro professionista abilitato, che se ne assume gli oneri di tenuta.
Cosa deve risultare, per ciascun lavoratore
- Dati anagrafici e codice fiscale.
- Qualifica, livello di inquadramento e data di assunzione.
- Retribuzione base e anzianità di servizio.
- Il calendario delle presenze: per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate, con indicazione separata delle ore di straordinario.
- Assenze a qualunque titolo: ferie, permessi, malattia, infortunio, congedi.
- Somme erogate, con le singole voci, comprese quelle in natura.
- Trattenute e importi a qualunque titolo corrisposti o dovuti.
| Giorno | Ore ordinarie | Straordinario | Assenza |
|---|---|---|---|
| Lun 1 | 8 | — | — |
| Mar 2 | 8 | 2 | — |
| Mer 3 | 4,5 | — | Permesso retribuito 3,5 h |
| Gio 4 | — | — | Malattia |
| Ven 5 | 8 | — | — |
| Sab 6 | — | 6 | Lavoro in giorno di riposo |
02I termini: quello che conta più del contenuto
| Adempimento | Termine |
|---|---|
| Compilazione del LUL per il mese di riferimento | Entro la fine del mese successivo |
| Consegna del prospetto paga al lavoratore | All’atto del pagamento della retribuzione |
| Conservazione del LUL | Almeno cinque anni dalla data dell’ultima registrazione |
| Comunicazione obbligatoria di assunzione | Entro le 24 ore del giorno precedente l’inizio del rapporto |
| Esibizione in caso di accesso ispettivo | Immediata, nella sede indicata |
| Violazione | Sanzione amministrativa |
|---|---|
| Omessa o infedele registrazione con effetti su retribuzione, contributi o imposte | da 150 a 1.500 € |
| … oltre 5 lavoratori o oltre 6 mesi | da 500 a 3.000 € |
| … oltre 10 lavoratori o oltre 12 mesi | da 1.000 a 6.000 € |
| Mancata istituzione o tenuta del LUL | da 500 a 2.500 € |
| Mancata esibizione agli organi di vigilanza | da 200 a 2.000 € |
| Mancata conservazione per cinque anni | da 100 a 600 € |
| Impiego di lavoratori senza comunicazione preventiva (maxisanzione) | importi base da 1.500 a 9.000 € per lavoratore fino a 30 giorni di lavoro effettivo, da 3.000 a 18.000 € da 31 a 60 giorni, da 6.000 a 36.000 € oltre; +20% per stranieri irregolari, minori in età non lavorativa o percettori di Assegno di inclusione |
03Cosa succede in un accesso ispettivo
- 1
Rilevazione delle persone presenti
Gli ispettori identificano chi sta lavorando e raccolgono dichiarazioni sulle mansioni, sugli orari e sulla data di inizio.
- 2
Confronto con il LUL e con le comunicazioni
Le persone trovate devono risultare registrate e comunicate. Chi non risulta è lavoratore irregolare.
- 3
Verifica di orari e straordinari
Le ore registrate vengono confrontate con le dichiarazioni e con i sistemi di rilevazione delle presenze.
- 4
Verifica degli adempimenti collegati
Formazione sulla sicurezza, sorveglianza sanitaria, consegna dei dispositivi, valutazione dei rischi.
- 5
Richiesta di documentazione
Contratti, cedolini, prospetti, prova dei pagamenti tracciabili.
- 6
Verbalizzazione
Con le eventuali prescrizioni e i provvedimenti conseguenti.
La cartella che risolve un’ispezione
- LUL aggiornato e accessibile, o riferimenti del professionista che lo tiene.
- Comunicazioni obbligatorie di assunzione, trasformazione e cessazione.
- Contratti individuali firmati e informative consegnate.
- Attestati di formazione sulla sicurezza, in corso di validità.
- Giudizi di idoneità del medico competente, dove prevista la sorveglianza.
- Documento di valutazione dei rischi.
- Prova dei pagamenti delle retribuzioni con strumenti tracciabili.
Con Omega
I dati che servono al LUL nascono già ordinati
- Presenze, assenze e straordinari registrati mentre accadono.
- Riepiloghi mensili pronti da passare a chi elabora le paghe.
- Contratti e documenti allegati alla persona, con le scadenze in evidenza.
- Tutto esportabile in un momento quando arriva una verifica.
