Smetti di rincorrere ore, ferie e firme. Il gestionale del personale che chiude il mese.

È il posto dove vivono le persone dell’azienda: contratti e fascicoli, ore lavorate, assenze, turni, documenti, spese, formazione obbligatoria. Serve a rispondere senza cercare a domande che oggi costano mezz’ora ciascuna — quante ferie ha Rossi, chi c’è lunedì, quando scade la visita medica di chi guida il muletto, quanto è costato il reparto a marzo.

Il software delle paghe calcola il cedolino — contributi, IRPEF, netto — e lo usa chi elabora: il tuo consulente o il tuo ufficio paghe. Il gestionale del personale sta prima e sta dopo. Prima, perché raccoglie tutto quello che finirà in busta: ore, assenze, turni, straordinari, rimborsi, welfare. Dopo, perché tiene la parte della vita di una persona che in busta non compare mai — contratto, documenti, formazione obbligatoria, dotazioni, valutazioni, uscita. Omega People è il primo dei due: prepara il mese e lo consegna al secondo in un file, invece di farlo ribattere a mano da qualcuno.

Un pomeriggio, e il foglio serve: si importa così com’è. Le intestazioni le riconosce da sé — «Cognome» come «Last name», «Sede» come «Location», «Ferie residue» come «Holiday balance» — quindi non devi riscrivere il file per farlo entrare. Arrivano nome, codice fiscale, data di nascita, ruolo, reparto, sede, responsabile, CCNL e livello, data di assunzione, retribuzione, IBAN, matricola, codice badge e il saldo ferie a oggi; reparti e sedi che non esistono ancora nascono da soli. Alla fine leggi l’elenco di cosa è entrato e di cosa no, riga per riga e col motivo: doppio codice fiscale, email già usata, data di assunzione illeggibile. Le righe scartate restano nel tuo file, quindi si correggono e si ricarica solo quelle. Da lì in poi il saldo smetti di aggiornarlo: si scala a ogni approvazione.

L’ambiente è pronto subito e l’avvio sono quattro passaggi: rispondi a sei domande (azienda, sedi, reparti, regole di ferie, di cosa hai bisogno, chi elabora le paghe), importi le persone dal file che hai già, mandi i link personali e cominci ad approvare. In un pomeriggio hai dentro l’organico e capisci se ti toglie lavoro; il primo mese vero è quello in cui si chiude il primo cartellino. Non ci sono costi di attivazione e non c’è un progetto di avviamento da comprare.

Chi non fa una cosa non la vede. Fra le sei domande di apertura ce n’è una che chiede solo di cosa hai bisogno: se le persone non timbrano, la timbratura sparisce da ogni schermata e nessuno riceve segnalazioni per i giorni senza ore; se non pianifichi turni, non fai selezione o non fai valutazioni, quelle sezioni non nascono nemmeno. Il resto resta disponibile in Impostazioni → Sezioni e menu, e si accende il giorno che serve. Per i dipendenti non c’è niente da imparare: ricevono un link, e la schermata che si apre ha un bottone per timbrare e uno per chiedere le ferie.

I dati sono tuoi e non c’è un vincolo pluriennale: si disdice quando vuoi dalla scheda «Abbonamento», senza preavviso, e resta attivo fino alla fine del periodo già pagato (art. 7 delle Condizioni), senza penali e senza costi di uscita. Il fascicolo completo di una persona (artt. 15 e 20 GDPR) si estrae in un file JSON che contiene anagrafica, contratti, presenze, cartellini, assenze, saldi, turni, documenti, note spese, variabili paghe, formazione, visite mediche, DPI, dotazioni e registro delle modifiche; presenze e variabili del mese escono in CSV, il formato che qualsiasi altro gestionale sa leggere. E l’estrazione stessa finisce nel registro, perché consegnare i dati di qualcuno è un’operazione che deve lasciare traccia quanto modificarli.

No. Ogni persona riceve un link personale e usa la sua area dal browser del telefono: timbra, chiede ferie, manda le note spese, scarica cedolini e certificati, legge la bacheca. Esiste anche un’app dedicata per chi la preferisce, ma non è mai un requisito: nessuna azienda deve convincere quaranta persone a installare qualcosa per poter timbrare.

C’è il chiosco: un tablet all’ingresso con un tastierino grande, dove ci si identifica col codice badge. Fa una cosa sola — non mostra saldi, cedolini o assenze — ed è per questo che può stare appeso a un muro. L’esito sparisce dopo cinque secondi, così il nome di chi ha appena timbrato non resta lì per il prossimo. I tesserini con il QR li genera il gestionale e si stampano da qui; lo schermo del totem può mostrare a sua volta un codice che cambia ogni trenta secondi, e chi lo inquadra con l’app dimostra di essere stato lì in quel momento.

Sì, alle condizioni che valgono per qualunque sistema di rilevazione. La posizione viene letta solo nell’istante della timbratura, entrata e uscita, e mai durante il lavoro: non c’è nessun tracciamento continuo, e chi timbra da casa in smart working non lascia l’indirizzo di casa. Il vincolo di sede resta spento finché non lo accendi. Una volta acceso, confronta la distanza dal punto della sede — o dell’area, se lo stabilimento è troppo grande per un raggio solo — con il raggio che hai scritto tu, e fuori raggio la timbratura non passa. Restano tuoi due passaggi da fare una volta sola: l’informativa alle persone e, dove l’installazione lo richiede, l’accordo con le rappresentanze sindacali o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro (art. 4 dello Statuto dei lavoratori). Se preferisci non chiedere la posizione a nessuno, il chiosco all’ingresso fa lo stesso lavoro senza leggerla mai.