In breve
- I tre sistemi di rimborso — analitico, forfetario, misto — non si possono combinare liberamente nella stessa trasferta.
- La trasferta dentro il comune della sede di lavoro ha un trattamento meno favorevole di quella fuori comune.
- Dal 2025 il rimborso di vitto, alloggio, viaggio e taxi sostenuti in Italia è esente e deducibile solo se la spesa è stata pagata in modo tracciabile.
La trasferta è una delle materie in cui le aziende sbagliano più spesso senza accorgersene, perché il rimborso sembra un’operazione neutra: restituisco al dipendente quello che ha speso, quindi non c’è reddito. Non è così. Il trattamento dipende da come si rimborsa, da dove si è svolta la trasferta e dalla documentazione raccolta.
La materia si è inoltre irrigidita sul fronte della tracciabilità: per una serie di spese l’esenzione in capo al lavoratore e la deducibilità in capo all’azienda sono subordinate all’uso di mezzi di pagamento tracciabili. Il contante, in questo ambito, è diventato un problema.
01I tre sistemi di rimborso
| Sistema | Come funziona | Trattamento |
|---|---|---|
| Analitico (a piè di lista) | Si rimborsa quanto documentato dai giustificativi | Vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentati non concorrono al reddito; le altre spese non documentabili sono esenti fino a 15,49 € al giorno in Italia e 25,82 € all’estero |
| Forfetario | Si riconosce un’indennità fissa giornaliera | Esente fino a 46,48 € al giorno in Italia e 77,47 € all’estero, al netto delle spese di viaggio e trasporto |
| Misto | Indennità più rimborso di vitto o alloggio | Il limite dell’indennità scende di un terzo (30,99 € in Italia, 51,65 € all’estero) se si rimborsa vitto o alloggio, e di due terzi (15,49 € e 25,82 €) se si rimborsano entrambi |
02Dentro o fuori il comune: cambia tutto
- Trasferta fuori dal comune della sede di lavoro: è la fattispecie con il trattamento più favorevole, con l’indennità esente fino a 46,48 € al giorno (77,47 € all’estero) e i rimborsi documentati non imponibili (art. 51 c. 5 TUIR).
- Trasferta nel territorio comunale della sede: i rimborsi concorrono di norma a formare il reddito, con l’eccezione delle spese di trasporto documentate da vettore.
- Trasfertisti: chi per contratto lavora in luoghi sempre variabili ha una disciplina propria (art. 51 c. 6 TUIR): indennità e maggiorazioni concorrono al reddito al 50% del loro ammontare, anche se corrisposte con continuità.
- Trasferimento: è cosa diversa dalla trasferta, perché comporta il mutamento definitivo della sede. L’indennità di trasferimento o di prima sistemazione non concorre al reddito per il 50%, entro 1.549,37 € l’anno in Italia e 4.648,11 € per l’estero (art. 51 c. 7 TUIR).
03La nota spese e la tracciabilità
- 1
Autorizza la trasferta prima
Con l’indicazione di destinazione, motivo, durata e sistema di rimborso applicato. È la base di tutto il resto.
- 2
Raccogli i giustificativi originali
Intestati o comunque riconducibili alla trasferta, con data coerente.
- 3
Usa mezzi di pagamento tracciabili
Per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC sostenuti in Italia la tracciabilità del pagamento è condizione della non imponibilità per il lavoratore e della deducibilità per l’azienda (art. 51 c. 5 TUIR, ultimo periodo). Le spese sostenute all’estero restano fuori da questo vincolo.
- 4
Applica un solo sistema di rimborso
Indicato nell’autorizzazione e coerente con quanto liquidato.
- 5
Liquida in busta paga o con nota separata
In entrambi i casi la somma va tracciata e ricondotta alla trasferta autorizzata.
- 6
Conserva la documentazione
Autorizzazione, nota spese, giustificativi e prova del pagamento devono stare insieme: separati non dimostrano nulla.
Rimborso chilometrico = Km percorsi × Costo chilometrico ACI per quel veicolo e alimentazione
Si applica quando il lavoratore usa il proprio veicolo. Servono modello del veicolo, percorrenza e tratta: un rimborso a forfait senza questi dati non regge in caso di verifica.
Cosa deve contenere una nota spese
- Nome del lavoratore e periodo della trasferta.
- Destinazione e motivo, coerenti con l’autorizzazione.
- Elenco analitico delle spese, con data e importo.
- Giustificativi allegati e numerati.
- Per il chilometrico: tratta, chilometri, veicolo utilizzato.
- Firma del lavoratore e approvazione del responsabile.
- Indicazione del mezzo di pagamento usato per ciascuna spesa.
Con Omega
Trasferte autorizzate, documentate, liquidate
- Autorizzazione, nota spese e giustificativi collegati alla stessa trasferta.
- Sistema di rimborso indicato una volta e applicato con coerenza.
- Spese in attesa di approvazione in un elenco, non in una casella di posta.
- Riepiloghi per il consulente del lavoro pronti a fine mese.
