In breve
- Le scadenze critiche sono di due tipi: quelle che espongono a sanzioni e quelle che fanno perdere un diritto.
- Un promemoria serve solo se arriva con l’anticipo necessario ad agire, non il giorno della scadenza.
- L’elenco va tenuto per persona: una scadenza aziendale generica non fa fare niente a nessuno.
Se si guardano i verbali di un anno di ispezioni, la maggior parte dei rilievi riguarda cose che l’azienda avrebbe fatto volentieri: un corso da rifare, una visita medica da prenotare, un contratto da rinnovare. Non è una questione di volontà, è una questione di memoria distribuita male.
Le scadenze del personale hanno una caratteristica insidiosa: sono lontane. Un attestato scade fra cinque anni, un contratto fra otto mesi, una visita fra due anni. Nessuno se ne ricorda, e nessun sistema basato sulla memoria può funzionare.
01L’elenco completo
| Scadenza | Anticipo utile | Cosa succede se salta |
|---|---|---|
| Visita medica periodica | 60 giorni | Lavoratore non idoneo alla mansione: sanzione e responsabilità |
| Formazione sicurezza lavoratori | 90 giorni | Sanzione; in cantiere perdita di crediti |
| Aggiornamento preposti (biennale) | 90 giorni | Come sopra, con posizione aggravata in caso di infortunio |
| Formazione datore di lavoro | 6 mesi | Sanzione |
| Primo soccorso e antincendio | 90 giorni | Squadra di emergenza non conforme |
| Abilitazioni attrezzature (carrelli, piattaforme) | 90 giorni | Uso non consentito dell’attrezzatura |
| Scadenza contratto a termine | 60 giorni | Proroga tardiva o prosecuzione di fatto oltre i termini |
| Scadenza periodo di prova | 15 giorni | Persa la possibilità di recedere in prova |
| Permesso di soggiorno | 90 giorni | Il rapporto non può proseguire |
| Patente e certificazioni professionali | 60 giorni | Attività non svolgibile |
| Fine di un incentivo o esonero | 60 giorni | Effetto sul costo non previsto a budget |
| Residui ferie in scadenza | 120 giorni | Debito che si consolida e obblighi non rispettati |
02Un promemoria che funziona
Le quattro condizioni
- Arriva con l’anticipo necessario ad agire, non il giorno stesso.
- Arriva a chi può agire, non a chi lo inoltrerà a qualcun altro.
- Dice cosa fare, non solo che qualcosa scade.
- Si spegne quando la cosa è stata fatta, altrimenti diventa rumore e si smette di leggerlo.
03Costruirlo la prima volta
- 1
Fai l’inventario per persona
Un pomeriggio: per ciascuno, quali corsi, quali visite, quali abilitazioni, con la data dell’ultima.
- 2
Calcola le scadenze
Applicando la periodicità di ciascuna: è il momento in cui si scopre che tre sono già scadute.
- 3
Sistema gli arretrati
Prima di ogni altra cosa: chi è già fuori termine va messo in regola subito.
- 4
Raggruppa per trimestre
Serve a comprare corsi e visite in blocco invece che uno alla volta.
- 5
Assegna un responsabile per tipo
Chi prenota le visite, chi organizza i corsi, chi guarda i contratti.
- 6
Metti tutto in un punto solo
Se le scadenze stanno in tre posti, ne resta sempre una fuori.
Costo di una scadenza dimenticata = Sanzione + Ore per rimediare + Attività ferma nel frattempo
Su una visita medica scaduta il costo diretto è modesto, ma la persona non può essere adibita alla mansione: il danno vero è il turno scoperto.
Con Omega
Le scadenze che ti cercano loro
- Ogni scadenza collegata alla persona e al documento che la genera.
- Avviso a chi deve agire, con l’anticipo giusto per ciascun tipo.
- Elenco per trimestre, per accorpare corsi e visite invece di comprarli uno alla volta.
- Elenco di chi oggi non può essere adibito a una mansione, prima di fare i turni.
