In breve
- La legge chiede di registrare le ore nel Libro unico del lavoro, non di comprare un apparecchio: badge, tablet e telefono sono tutti ammessi.
- Un tablet all’ingresso con i tesserini QR fa lo stesso lavoro di una timbratrice, senza impianto, e chi ha il telefono può usare anche quello.
- Le impronte digitali per le sole presenze sono di fatto escluse dal Garante privacy; la posizione si verifica solo nell’istante della timbratura.
Il rilevatore presenze giusto dipende da dove lavora la gente. In un ufficio o in un negozio basta il telefono o un tablet all’ingresso; in un magazzino dove il telefono resta nell’armadietto serve un punto fisso; in un cantiere o nelle consegne serve il telefono, perché l’ingresso non c’è. La timbratrice tradizionale a badge resta una buona scelta dove c’è già un impianto o un controllo accessi.
In questa guida trovi le tre strade a confronto, quanto costano, le regole su privacy e posizione e una checklist per non sbagliare. Per il lato normativo della timbratura da smartphone c’è la guida dedicata, [timbrare dal telefono in modo regolare](/guide/app-timbratura-smartphone).
01Le tre strade: timbratrice, tablet, telefono
| Rilevatore | Come funziona | Va bene per | Da sapere |
|---|---|---|---|
| Timbratrice a badge | Terminale fisso al muro, tessera RFID o magnetica | Stabilimenti, ingressi con controllo accessi | Si compra o noleggia a parte, va installata; badge prestati fra colleghi |
| Tablet all’ingresso (chiosco) | Un tablet o un vecchio telefono mostra un QR che cambia, o legge il tesserino con la fotocamera | Negozi, cucine, magazzini, officine | Nessun impianto; serve una presa e la rete |
| App o browser sul telefono | Ognuno timbra dal proprio telefono, con verifica della sede facoltativa | Uffici, cantieri, consegne, assistenza domiciliare | Serve l’informativa, e la posizione solo nell’istante della timbratura |
Le tre strade non si escludono: molte aziende tengono il tablet in sede e il telefono per chi lavora fuori. Conta che finiscano nello stesso cartellino.
02Cosa dice la legge
- L’obbligo riguarda il dato, non lo strumento. Le ore lavorate giorno per giorno vanno registrate nel Libro unico del lavoro; come le raccogli lo decidi tu.
- Controlli a distanza. Uno strumento che serve a registrare gli accessi e le presenze rientra fra gli strumenti di lavoro dell’art. 4, comma 2, della legge 300/1970; se però permette di controllare l’attività (come una posizione seguita nel tempo) servono accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato.
- Biometria. Il Garante privacy ha sanzionato più volte l’uso delle impronte o del volto per le sole presenze: manca una norma che lo autorizzi e il consenso del dipendente non basta.
- Informativa. Ogni dipendente deve sapere cosa si registra, perché, per quanto tempo e chi lo vede. Approfondimento in privacy e controlli a distanza.
03Quanto costa ciascuna strada
Una timbratrice tradizionale ha due costi: l’apparecchio (acquisto o noleggio, con installazione e badge) e il software che ne legge i dati. I prezzi dei terminali di solito non sono pubblicati e si chiedono al fornitore, insieme ai costi di assistenza. Con il tablet all’ingresso il costo dell’apparecchio è quello di un tablet qualsiasi, anche uno già in casa, e i tesserini si stampano su carta. Con il telefono non c’è hardware.
In Omega People chiosco, tesserini e app sono compresi nel canone a fascia di organico: 39 € al mese fino a 25 dipendenti, 79 € fino a 75, 129 € fino a 200 e 199 € fino a 500, IVA esclusa. Non si paga a dipendente né a dispositivo.
04Checklist per scegliere il rilevatore
- So dove timbra ciascun gruppo: in sede, fuori sede, in più sedi.
- Chi non ha il telefono al lavoro ha un punto fisso dove timbrare.
- Il codice mostrato dal tablet cambia spesso, così una foto non basta a timbrare da casa.
- Se uso la posizione, viene letta solo al momento della timbratura e non seguita.
- Le timbrature finiscono nel cartellino mensile con le anomalie (mancata uscita, ritardi, straordinari).
- Il riepilogo del mese arriva al consulente paghe senza riscriverlo.
- Ho preparato l’informativa e, se serve, l’accordo o l’autorizzazione per l’art. 4.
05Come si avvia un chiosco in un giorno
- 1
Scegli il modo della sede
QR che cambia sullo schermo (si inquadra con l’app), tesserino letto dalla fotocamera o tastierino, o tutti e due.
- 2
Genera e stampa i tesserini
Ogni persona ha già il suo codice; i tesserini si stampano su un foglio con il QR dentro.
- 3
Apri il chiosco sul tablet
Un indirizzo della sede, rigenerabile se il tablet si perde. Il chiosco non mostra saldi né cedolini: fa solo timbrare.
- 4
Fai timbrare due persone e controlla il cartellino
Entrata, uscita, pausa e arrotondamento come li hai impostati.
Con Omega
Il rilevatore presenze di Omega People
- Chiosco su qualsiasi tablet o vecchio telefono: QR che cambia ogni mezzo minuto, tesserino letto dalla fotocamera o tastierino, scelto sede per sede.
- Tesserini generati da soli per ogni persona e stampabili su un foglio con il QR.
- Timbratura dal telefono con verifica della sede facoltativa, letta solo in quell’istante; smart working e trasferte riconosciuti come tali.
- Cartellino mensile con anomalie, arrotondamento sempre a favore della persona e straordinari da autorizzare.
- File di fine mese per il software paghe del consulente; primo mese gratis senza carta di credito.
