In breve
- La registrazione dell’orario è un obbligo; il modo con cui la si effettua è una scelta organizzativa.
- La posizione si può verificare al momento della timbratura, entro un raggio: il tracciamento continuo è sproporzionato.
- Senza informativa adeguata i dati raccolti non sono utilizzabili, anche se raccolti legittimamente.
Per le imprese che lavorano fuori sede — installatori, manutentori, cantieri, assistenza domiciliare, agenti — la rilevazione delle presenze è sempre stata il punto debole: fogli compilati a memoria, messaggi di inizio e fine turno, orari ricostruiti a fine mese.
Il telefono risolve il problema tecnico in modo elementare. Risolverlo in modo regolare richiede due accorgimenti, ed è l’argomento di questa guida: cosa si registra e cosa si comunica alle persone prima di partire.
01Come funziona una timbratura corretta
- La persona apre l’applicazione e registra entrata, uscita e pause: il dato è ora e identità, nient’altro.
- Dove serve, si verifica che la timbratura avvenga entro un raggio dalla sede o dal cantiere: la posizione si valuta in quell’istante e non si conserva un percorso.
- Le timbrature dimenticate si correggono, ma la correzione resta visibile e attribuibile a chi l’ha fatta.
- Il cartellino mensile che ne esce deve coincidere con quello che va in busta paga.
- Chi non ha un telefono aziendale può usare un chiosco condiviso o un badge: l’obbligo riguarda il dato, non lo strumento.
02Cosa fare prima di attivarla
- 1
Scrivi l’informativa
Cosa si registra, perché, per quanto tempo, chi lo vede, cosa comporta. È la condizione di utilizzabilità dei dati.
- 2
Consegnala e fatti dare la presa visione
Prima dell’attivazione, non dopo la prima contestazione.
- 3
Definisci chi vede cosa
Il responsabile la sua squadra, l’amministrazione tutti, gli altri nessuno.
- 4
Stabilisci il tempo di conservazione
Coerente con gli obblighi documentali, e poi cancellazione.
- 5
Decidi la regola delle correzioni
Chi può correggere, entro quando, e come resta tracciato.
- 6
Verifica se serve un accordo
Per le funzioni che comportano controllo a distanza. Per la sola registrazione degli accessi, di norma no.
03Telefono, badge o chiosco
| Strumento | Quando è la scelta giusta | Limiti |
|---|---|---|
| Applicazione sul telefono | Lavoro fuori sede, più cantieri, squadre mobili | Richiede informativa curata e gestione del telefono personale |
| Chiosco o tablet all’ingresso | Una sede sola, ingressi concentrati | Code negli orari di punta, non copre chi è fuori |
| Badge tradizionale | Stabilimenti, ingressi controllati | Costo dell’impianto, badge prestati fra colleghi |
| Foglio firma | Situazioni residuali | Poco affidabile: compilato a fine settimana non regge a un controllo |
| Riconoscimento biometrico | Casi particolari con motivazione forte | Dati particolari: serve valutazione d’impatto, spesso sproporzionato |
I limiti di legge alla rilevazione, l’articolo 4 e la conservazione dei dati sono nella guida su presenze e timbrature; il confronto fra strumenti nel dettaglio in quella su come scegliere un software presenze.
Con Omega
Timbrature che reggono a un controllo
- Timbratura da telefono, chiosco o badge, con verifica della posizione solo in quell’istante.
- Correzioni sempre attribuite a chi le ha fatte, con data e ora.
- Ogni responsabile vede la sua squadra, non tutta l’azienda.
- Cartellino mensile che coincide con quello che va in busta paga.
