In breve
- La comunicazione obbligatoria va fatta entro le 24 ore del giorno precedente: è il termine che non ammette recuperi.
- La formazione sulla sicurezza va garantita prima dell’adibizione alla mansione, non nelle settimane successive.
- Il periodo di prova serve se qualcuno lo usa: senza verifiche intermedie scade e basta.
L’ingresso di una persona nuova è il momento in cui si concentrano più adempimenti e più occasioni di dimenticanza, perché coincide con il periodo in cui l’azienda è concentrata su altro: c’è un lavoro da coprire, ed è per questo che si è assunto. Il risultato è che le pratiche si fanno di corsa e alcune si fanno dopo.
Il problema è che diversi adempimenti hanno termini che precedono l’inizio del rapporto, e uno di essi — la comunicazione obbligatoria — è il singolo adempimento più sanzionato in materia di lavoro. Una lista scritta, seguita sempre uguale, elimina la maggior parte del rischio.
01Prima che arrivi: gli adempimenti con scadenza
| Adempimento | Quando |
|---|---|
| Comunicazione obbligatoria di assunzione (UNILAV) | Entro le 24 ore del giorno precedente l’inizio |
| Contratto individuale e informativa sulle condizioni di lavoro | All’avvio del rapporto |
| Informativa privacy al lavoratore | All’avvio del rapporto |
| Valutazione dei rischi aggiornata per la mansione | Prima dell’adibizione |
| Visita medica preventiva, dove prevista | Prima dell’adibizione alla mansione |
| Formazione generale e specifica sulla sicurezza | Prima dell’adibizione, nei termini di legge |
| Consegna dei dispositivi di protezione | Prima dell’inizio dell’attività, con registrazione |
| Consegna o affissione del codice disciplinare | Prima di poter contestare condotte |
02Cosa raccogliere e cosa consegnare
Da raccogliere dalla persona
- Documento d’identità in corso di validità e codice fiscale.
- Per i cittadini extra UE: permesso di soggiorno che consenta l’attività lavorativa.
- Coordinate bancarie per il pagamento tracciabile della retribuzione.
- Dichiarazione per le detrazioni fiscali e per i carichi di famiglia.
- Eventuale documentazione di precedenti rapporti utile ai fini contributivi.
- Attestati di formazione già posseduti, da verificare per validità e pertinenza.
- Scelta sulla destinazione del TFR.
Da consegnare alla persona
- Contratto individuale firmato e informativa sulle condizioni di lavoro.
- Informativa sul trattamento dei dati personali.
- Contratto collettivo applicato o indicazione di dove consultarlo.
- Codice disciplinare e regolamenti aziendali.
- Informativa sui rischi e istruzioni operative della mansione.
- Dispositivi di protezione, con verbale di consegna firmato.
- Dotazioni: badge, dispositivi, credenziali, con elenco firmato.
03L’inserimento e il periodo di prova
- 1
Assegna un riferimento
Una persona a cui chiedere le cose ovvie. È l’intervento a costo zero con l’effetto più alto sulla permanenza.
- 2
Programma la prima settimana
Cosa impara, con chi, in che ordine. Un nuovo assunto lasciato a guardare impara i comportamenti sbagliati di chi ha intorno.
- 3
Spiega le regole non scritte
Orari reali, pause, come si chiedono le ferie, chi si avvisa in caso di assenza. Sono le informazioni che nessuno mette nel contratto e che generano i primi attriti.
- 4
Fissa una verifica a metà prova
È il momento in cui un problema si può ancora correggere. Senza, il periodo di prova scade e la decisione si prende senza elementi.
- 5
Documenta le verifiche
Se la prova avrà esito negativo, gli elementi raccolti sono ciò che rende difendibile la decisione.
- 6
Decidi prima della scadenza
Il recesso durante la prova ha regole proprie; oltre la scadenza il rapporto prosegue e servono i presupposti ordinari del licenziamento.
Costo di una sostituzione ≈ Selezione + Formazione + Minore produttività iniziale + Tempo sottratto a chi affianca
È quasi sempre un multiplo della retribuzione mensile della posizione. Il confronto utile è fra questo costo e le poche ore che serve investire in un inserimento fatto bene.
Con Omega
Un ingresso senza dimenticanze
- Lista degli adempimenti per ogni nuovo assunto, con le scadenze in ordine.
- Documenti raccolti e consegnati spuntati uno per uno, con la data.
- Scadenza del periodo di prova segnalata prima che arrivi.
- Dotazioni e accessi assegnati, per sapere cosa rientra alla cessazione.
