In breve
- Vitto, alloggio, taxi e noleggio con conducente in Italia devono essere pagati con mezzi tracciabili per restare esenti e deducibili.
- Rimborsi chilometrici secondo tabelle ACI, pedaggi, parcheggi e trasporto pubblico di linea restano fuori dall’obbligo di tracciabilità, ma vanno documentati.
- Il rimborso forfettario ha limiti giornalieri diversi per trasferte in Italia e all’estero, e non richiede giustificativi.
La nota spese è il documento più sottovalutato dell’amministrazione: piccola nei numeri, enorme nelle conseguenze. Dal 2025 lo è ancora di più, perché l’obbligo di pagamento tracciabile ha spostato la linea fra spesa rimborsabile e reddito imponibile.
Il caso tipico: un tecnico va in trasferta, paga il pranzo in contanti, porta lo scontrino. Prima si rimborsava e finiva lì. Adesso quel rimborso, per come è stato pagato, non gode dell’esenzione e l’azienda non può dedurre il costo. Non è un cavillo: è la regola nuova, e va spiegata alle persone prima che partano, non a fine mese.
01Cosa deve essere tracciabile
| Spesa | Serve il pagamento tracciabile? |
|---|---|
| Vitto (ristoranti, bar) | Sì, per le spese sostenute in Italia |
| Alloggio (hotel, strutture ricettive) | Sì |
| Taxi e noleggio con conducente | Sì |
| Trasporto pubblico di linea (treno, autobus, aereo) | No, ma serve il documento di viaggio |
| Rimborso chilometrico con tabelle ACI | No, serve la documentazione della trasferta |
| Pedaggi e parcheggi | No, con giustificativo |
02I tre sistemi di rimborso
| Sistema | Come funziona | Quando conviene |
|---|---|---|
| Analitico (a piè di lista) | Si rimborsa quanto speso, con giustificativi | Trasferte occasionali, spese variabili |
| Forfettario | Indennità giornaliera entro i limiti di esenzione previsti, senza giustificativi | Trasferte frequenti e ripetitive |
| Misto | Vitto e alloggio documentati, più un’indennità ridotta | Chi viaggia molto con spese in parte prevedibili |
- I limiti di esenzione dell’indennità forfettaria sono diversi per le trasferte in Italia e all’estero e vengono ridotti quando l’azienda rimborsa anche vitto o alloggio.
- Le spese di viaggio e trasporto documentate non concorrono al reddito, e dal 2026 questo vale anche per le trasferte nel territorio comunale, purché documentate.
- Il rimborso chilometrico si calcola con le tabelle ACI in base al veicolo e ai chilometri percorsi: va documentato con la trasferta, non con le ricevute del carburante.
- La trasferta va provata: cliente visitato, motivo, data. Una nota spese senza il perché è la prima cosa che salta in una verifica.
03Una nota spese che non torna indietro
- 1
Regola scritta e conosciuta
Cosa si rimborsa, con quali massimali, con quali mezzi di pagamento. Consegnata a chi viaggia, non solo all’amministrazione.
- 2
Giustificativo raccolto sul momento
Fotografato quando si paga: gli scontrini raccolti a fine mese sono già persi o sbiaditi.
- 3
Motivo della trasferta sempre indicato
Cliente, cantiere, corso. Due parole che rendono la spesa difendibile.
- 4
Approvazione del responsabile
Prima del pagamento, con una traccia di chi ha approvato cosa.
- 5
Rimborso in busta paga o con pagamento tracciato
Con la causale corretta, distinta dalla retribuzione.
- 6
Archiviazione ordinata
Per persona e per trasferta, perché le verifiche arrivano anni dopo.
Rimborso chilometrico = Km percorsi × Costo chilometrico ACI del veicolo
Con 0,52 €/km e 180 km di trasferta: 93,60 €. Il costo chilometrico dipende da modello e alimentazione e si aggiorna con le tabelle pubblicate ogni anno.
Con Omega
Note spese che si chiudono in giornata
- Spesa inserita dal telefono con la foto del giustificativo, nel momento in cui si paga.
- Trasferta con motivo, cliente e chilometri, non solo con l’importo.
- Approvazione del responsabile tracciata, prima del rimborso.
- Riepilogo mensile pronto per la busta paga e per la contabilità.
