In breve
- Le colonne indispensabili sono sei: giorno, entrata, uscita, pause, causale di assenza, note.
- Il totale del foglio deve coincidere con le ore che vanno in busta paga, sempre.
- La compilazione va fatta ogni giorno: un foglio ricostruito a fine mese non ha valore probatorio.
Il foglio presenze è il documento più semplice della gestione del personale e quello su cui si fondano tutti gli altri: la busta paga, i conteggi di ferie e straordinari, la difesa in caso di contestazione. Vale la pena costruirlo bene una volta.
Questa guida spiega cosa deve contenere e come si tiene, che si usi un foglio di calcolo, un modulo cartaceo o uno strumento dedicato. Le regole non cambiano: cambia solo quanta fatica costa rispettarle.
01Le colonne che servono
| Colonna | Perché |
|---|---|
| Data | Con l’indicazione del giorno della settimana: serve per riposi e maggiorazioni |
| Entrata / uscita | Anche più coppie nello stesso giorno, per i turni spezzati |
| Pausa | Obbligatoria oltre le sei ore: se non è registrata, si presume non fatta |
| Ore ordinarie | Il totale della giornata al netto delle pause |
| Ore straordinarie | Distinte per tipo: diurne, notturne, festive |
| Causale di assenza | Ferie, permesso, malattia, infortunio, congedo, permesso tutelato |
| Note | Trasferta, cantiere, correzione e il motivo |
| Firma o conferma | Della persona e del responsabile, a fine mese |
02Le regole di compilazione
Quello che rende il foglio affidabile
- Si compila ogni giorno, non a fine settimana.
- Le correzioni si fanno lasciando leggibile il dato precedente, con data e autore.
- I totali si calcolano con una regola scritta, uguale per tutti i mesi.
- Il foglio viene confermato dal responsabile e dalla persona.
- Il totale coincide con quanto va in busta paga: se non coincide, si trova il perché prima di chiudere.
- Si conserva per il periodo previsto, in modo ordinato e recuperabile.
03Dove il foglio smette di bastare
- Quando i turni cambiano e la maggiorazione dipende dal giorno e dall’ora: il calcolo a mano sbaglia.
- Quando ci sono più sedi o cantieri e i fogli tornano in ufficio a fine mese, se tornano.
- Quando i part-time hanno orari diversi fra loro e i riproporzionamenti si moltiplicano.
- Quando serve il saldo residuo di ferie e permessi durante l’anno, e non solo il consumato del mese.
- Quando qualcuno chiede la ricostruzione di mesi passati e nessuno sa dove sono i fogli.
- Quando le correzioni sono tante e nessuna è tracciata.
Tempo mensile del metodo attuale = Ore di raccolta + Ore di verifica + Ore di correzione degli errori
Con dodici dipendenti sono in genere quattro-otto ore al mese: il conto va fatto prima di dire che il foglio non costa niente.
Con Omega
Il cartellino che si costruisce da solo
- Ore registrate giorno per giorno, non ricostruite a fine mese.
- Ordinario, straordinario e causali di assenza già separati.
- Correzioni tracciate, con chi e quando.
- Cartellino mensile pronto per la firma e per il consulente del lavoro.
