In breve
- Le firme elettroniche non sono tutte uguali: cambiano il valore probatorio e gli oneri in caso di contestazione.
- Per i documenti che la legge richiede in forma scritta a pena di nullità serve una firma con requisiti più stringenti.
- Il documento firmato va conservato in modo che resti verificabile nel tempo: la firma senza conservazione si indebolisce.
La gestione del personale produce carta più di ogni altra funzione aziendale: contratti, lettere, informative, prese visione, consegne di dispositivi, note spese, verbali. Ogni foglio va stampato, fatto firmare, rincorso e archiviato — e ogni foglio che manca si scopre nel momento peggiore.
La firma elettronica risolve il problema, ma va usata con criterio: il livello di firma va scelto in base a cosa succede se quel documento viene contestato.
01I tipi di firma, in due parole
| Tipo | Cosa è | Valore |
|---|---|---|
| Firma elettronica semplice | Un clic, una spunta, un codice via messaggio | Liberamente valutabile in giudizio: idonea per atti di minore rilievo |
| Firma elettronica avanzata | Connessa in modo univoco al firmante, con controllo esclusivo e rilevabilità delle modifiche | Efficacia della scrittura privata per la generalità degli atti, con i limiti previsti |
| Firma elettronica qualificata / digitale | Basata su certificato qualificato e dispositivo sicuro | Il livello più forte: richiesta dove servono requisiti più stringenti |
02Quale firma per quale documento
| Documento | Livello indicativo |
|---|---|
| Presa visione di policy e comunicazioni | Firma semplice, con traccia di accesso e data |
| Consegna di dispositivi e dotazioni | Firma semplice |
| Nota spese e riepiloghi mensili | Firma semplice |
| Contratto individuale e lettera di assunzione | Livello avanzato, per la sicurezza dell’imputazione |
| Patti che incidono su diritti (prova, patto di non concorrenza) | Livello avanzato o superiore: la forma scritta è requisito |
| Accordo di lavoro agile | Forma scritta richiesta: firma con requisiti adeguati |
| Dimissioni e risoluzione consensuale | Procedura telematica dedicata: non si sostituisce con una firma qualsiasi |
03Firmare non basta: conservare
- Il documento firmato deve restare integro e verificabile nel tempo: serve un sistema che lo conservi, non una cartella qualsiasi.
- Vanno mantenute le evidenze del processo di firma: chi, quando, con quale metodo, con quali riscontri.
- I documenti del rapporto di lavoro vanno conservati per i termini previsti dagli obblighi documentali e dalle prescrizioni.
- Per alcune tipologie è richiesta la conservazione a norma: va verificato quali documenti dell’azienda ci rientrano.
- Alla cessazione il lavoratore deve poter ottenere i documenti che lo riguardano.
04Come si introduce, senza complicare
- 1
Fai l’elenco dei documenti che fai firmare
Quasi sempre sono meno di quindici, e metà si possono unificare.
- 2
Assegna a ciascuno il livello di firma
Con il consulente del lavoro, una volta sola.
- 3
Parti dai documenti a basso rischio
Prese visione e consegne: nessuno si oppone e l’abitudine si crea.
- 4
Verifica l’accessibilità
Chi non ha strumenti aziendali deve poter firmare comunque: è la parte che blocca l’adozione.
- 5
Definisci dove finiscono i documenti firmati
Nel fascicolo della persona, non nella posta di chi li ha inviati.
Con Omega
Documenti firmati che restano dove servono
- Invio del documento alla persona e firma dal telefono, senza stampare.
- Documento firmato archiviato nel fascicolo, con la traccia del processo.
- Prese visione registrate con data, per policy e comunicazioni.
- Elenco di chi non ha ancora firmato, per non rincorrere a memoria.
