In breve
- Il fascicolo si organizza per persona, non per anno e non per tipo di documento.
- I dati sanitari non stanno nel fascicolo ordinario: vanno separati e accessibili solo a chi deve.
- Ogni categoria di documento ha un tempo di conservazione: conservare tutto per sempre è a sua volta una violazione.
La gestione documentale del personale è la cosa che tutti rimandano e che tutti rimpiangono di aver rimandato: succede alla prima ispezione, alla prima vertenza, alla prima richiesta di accesso ai propri dati da parte di un dipendente.
Non serve un progetto: serve una struttura semplice, applicata sempre. Un fascicolo per persona, categorie fisse, un tempo di conservazione dichiarato, e la regola che il documento entra nel fascicolo nel momento in cui nasce, non a fine anno.
01Cosa contiene il fascicolo
| Categoria | Documenti |
|---|---|
| Anagrafica e identità | Documento, codice fiscale, permesso di soggiorno dove previsto, coordinate bancarie |
| Rapporto di lavoro | Contratto, lettera di assunzione, proroghe, trasformazioni, cessazione |
| Retribuzione | Buste paga, Certificazione Unica, comunicazioni su detrazioni |
| Presenze e assenze | Cartellini, certificati, richieste e approvazioni |
| Formazione | Attestati con date e scadenze |
| Sicurezza | Consegna dispositivi, nomine, informative |
| Provvedimenti | Contestazioni, giustificazioni, sanzioni |
| Valutazioni | Schede annuali, obiettivi |
| Sanitari (separati) | Giudizi di idoneità, con accesso limitato |
02Per quanto si conserva
| Tipo di documento | Criterio di conservazione |
|---|---|
| Documenti del rapporto di lavoro | Termini degli obblighi documentali e prescrizione dei diritti retributivi e contributivi |
| Libro unico del lavoro | Secondo i termini previsti dalla normativa |
| Documentazione sanitaria | Secondo la disciplina della sorveglianza sanitaria e i rischi cui è collegata |
| Curriculum di candidati non assunti | Tempo limitato dichiarato nell’informativa, poi cancellazione |
| Dati di presenza e timbrature | Periodo coerente con le finalità e con gli obblighi documentali |
| Provvedimenti disciplinari | Secondo la rilevanza nel tempo prevista dal contratto collettivo |
03Chi può vedere cosa
- L’amministrazione del personale accede a quanto serve per la gestione del rapporto.
- Il responsabile diretto vede quello che gli serve per organizzare il lavoro: presenze, assenze programmate, competenze. Non le buste paga, non i dati sanitari.
- Il medico competente custodisce le cartelle sanitarie.
- Il consulente del lavoro tratta i dati come responsabile, con un atto che regola il rapporto.
- La persona interessata ha diritto di accedere ai propri dati e di ottenerne copia.
- Chi non ha una necessità concreta non accede: è il principio che regge tutta la costruzione.
04Come si organizza in pratica
- 1
Una struttura di categorie fisse
Le stesse per tutti, decise una volta. Le cartelle personalizzate rendono impossibile cercare.
- 2
Il documento entra quando nasce
Non a fine anno: gli archivi si costruiscono solo così.
- 3
Il nome del file dice cosa contiene e la data
Se serve aprire un documento per capire cos’è, l’archivio non funziona.
- 4
Le scadenze vivono insieme al documento
Un attestato senza la sua data di scadenza è metà informazione.
- 5
Una copia fuori sede
L’archivio che sta solo su un computer dell’ufficio è un archivio a rischio.
- 6
Una revisione annuale
Cosa si può cancellare, cosa manca, cosa è scaduto.
Con Omega
Un fascicolo per persona, che si apre in un clic
- Documenti allegati alla persona, per categoria, con la loro data.
- Dati sanitari e giudizi di idoneità con accessi separati.
- Scadenze che vivono insieme al documento, con l’avviso prima.
- Accessi differenziati per ruolo: ognuno vede quello che gli serve.
