In breve
- Il codice disciplinare va portato a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti.
- Il regolamento aziendale non può derogare in peggio a legge e contratto collettivo: definisce il modo, non i diritti.
- Le regole sull’uso degli strumenti di lavoro sono il presupposto per poter usare i dati raccolti.
Nelle piccole imprese le regole esistono, ma stanno nella testa del titolare. Funziona finché le persone sono cinque e si conoscono da anni; smette di funzionare quando entrano nuovi, quando arriva un turno serale, quando qualcuno fa una cosa che «si è sempre saputo che non si fa» e scopre che non è scritta da nessuna parte.
Servono due documenti diversi, che spesso vengono confusi: il codice disciplinare, che elenca le mancanze e le sanzioni ed è condizione per poter sanzionare; e il regolamento aziendale, che spiega come si sta in quel posto di lavoro — orari, accessi, strumenti, comportamenti.
01Il codice disciplinare
- Contiene le infrazioni, le sanzioni corrispondenti e le procedure di contestazione.
- Nella maggior parte dei casi coincide con quanto previsto dal contratto collettivo applicato: si può affiggere quella parte del contratto.
- Va affisso in luogo accessibile a tutti: è la condizione perché le sanzioni fondate su previsioni specifiche siano applicabili.
- Le mancanze contrarie a doveri fondamentali — quelle che qualunque persona riconosce come tali — sono sanzionabili anche senza previsione specifica.
- Va aggiornato quando cambia il contratto collettivo applicato.
02Cosa mettere nel regolamento
| Area | Cosa serve dire |
|---|---|
| Orari e presenze | Come si timbra, cosa fare in caso di dimenticanza, chi autorizza le correzioni |
| Assenze | Come si comunica una malattia, entro quando, a chi |
| Ferie e permessi | Come si chiedono, con quale preavviso, chi approva |
| Strumenti di lavoro | Uso di telefono, computer, posta elettronica, veicoli |
| Sicurezza | Dispositivi obbligatori, segnalazione di infortuni e near miss |
| Riservatezza | Trattamento delle informazioni e dei dati dei clienti |
| Comportamento | Rapporti con i clienti, abbigliamento dove rilevante, divieti specifici |
| Trasferte e spese | Cosa si rimborsa, con quali massimali e con quali giustificativi |
03La policy sugli strumenti, che serve più di quanto sembri
Computer, telefono, posta elettronica e veicoli aziendali sono strumenti di lavoro, e i dati che generano possono essere utilizzati ai fini connessi al rapporto solo se ai lavoratori è stata data adeguata informazione sulle modalità d’uso e sui controlli, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati.
Cosa deve dire la policy
- Quali strumenti sono assegnati e per quale uso.
- Se e in che misura è ammesso l’uso personale.
- Quali dati vengono registrati dagli strumenti e per quanto tempo sono conservati.
- Chi può accedere a quei dati e in quali casi.
- Cosa succede in caso di assenza prolungata o cessazione (posta, file, dispositivi).
- Quali comportamenti sono vietati e quali conseguenze comportano.
I limiti dei controlli e il rapporto con la protezione dei dati sono trattati nella guida su privacy e controlli a distanza.
04Come si fanno conoscere le regole
- 1
Codice disciplinare in bacheca
Accessibile, leggibile, aggiornato. È il requisito che rende applicabili le sanzioni.
- 2
Regolamento consegnato all’ingresso
Insieme al contratto, con la firma per presa visione.
- 3
Spiegato, non solo consegnato
Dieci minuti nel primo giorno valgono più di sei pagine lette in fretta.
- 4
Aggiornamenti comunicati
Ogni modifica ha una data e una comunicazione: le regole cambiate in silenzio non sono opponibili.
- 5
Presa visione tracciata
Chi ha ricevuto cosa e quando: è la parte che serve quando serve.
Con Omega
Regole consegnate, e la prova che sono arrivate
- Documenti e policy pubblicati per tutti, con la presa visione registrata.
- Consegna automatica al nuovo assunto, insieme al resto della documentazione.
- Versioni datate: si sa sempre quale regola era in vigore quando.
- Firma elettronica dove serve, senza stampare e rincorrere le persone.
