In breve
- Si parte dal consuntivo dell’anno in corso, non da zero: il budget è una previsione di variazioni, non un ricalcolo.
- Le voci dimenticate più spesso sono ratei, TFR, straordinari strutturali e i costi delle uscite.
- Un budget mensile, e non annuale, è l’unico che serve davvero: la cassa segue i mesi, non le medie.
Il costo del personale è, in quasi tutte le piccole imprese di servizi e produzione, fra il 30% e il 60% dei costi totali. Nonostante questo, viene quasi sempre gestito a consuntivo: si guarda quanto è costato, non quanto costerà.
La differenza fra le due cose è la possibilità di decidere. Sapere a ottobre quanto costerà il personale l’anno prossimo permette di scegliere se assumere, se rinnovare un contratto a termine, se attivare uno strumento di flessibilità. Scoprirlo a giugno significa subire quelle stesse decisioni.
01La base di partenza
- 1
Fotografa l’organico attuale
Per persona: inquadramento, retribuzione, orario, contratto, data di scadenza se a termine.
- 2
Prendi il costo consuntivo degli ultimi dodici mesi
Per persona e per mese, non solo il totale annuo.
- 3
Separa il ricorrente dallo straordinario
Retribuzione fissa, variabile, straordinari, una tantum: sono voci con comportamenti diversi.
- 4
Individua le variazioni certe
Scatti di anzianità, passaggi di livello previsti, scadenze di contratti, rientri da congedi.
- 5
Aggiungi le variazioni probabili
Assunzioni programmate, uscite annunciate, rinnovo del contratto collettivo.
02Le voci che si dimenticano
| Voce | Quanto pesa | Quando cade |
|---|---|---|
| Tredicesima | Una mensilità lorda + contributi | Dicembre |
| Quattordicesima (dove prevista) | Una mensilità lorda + contributi | Giugno o luglio |
| TFR maturato | ≈ 7,4% della retribuzione utile | Accantonamento mensile |
| Ferie non godute | Debito che cresce se non si smaltisce | Emerge alla cessazione |
| Straordinari strutturali | Spesso il 3–8% del monte salari | Nei mesi di picco |
| Costo delle uscite | Preavviso, ferie residue, TFR, ticket | Al momento della cessazione |
| Sostituzioni per maternità e lunghe assenze | Doppio costo per il periodo di affiancamento | Su preavviso |
| Formazione obbligatoria | Corsi più ore non produttive | Alle scadenze |
03La stagionalità e i mesi che pesano
Un budget annuale diviso per dodici è inutile per la cassa. Nella ristorazione, nel commercio e nel turismo il costo del personale varia del 40% fra un mese e l’altro; nell’industria pesano i mesi con le mensilità aggiuntive; nell’edilizia pesano quelli con il maltempo, in cui si paga e non si produce.
Costo mensile previsto = Costo fisso dell’organico + Ore variabili previste × Costo orario reale + Ratei del mese
Sommando i dodici mesi si ottiene l’anno; partendo dall’anno non si ottiene mai il mese.
Cosa deve poter rispondere il budget
- Quanto costerà il personale nel mese peggiore dell’anno.
- Cosa succede se un contratto a termine viene rinnovato invece che chiuso.
- Quanto costa in più coprire il picco con straordinari anziché con un’assunzione.
- Che effetto ha un rinnovo contrattuale del 4% sul totale.
- Quanto vale il debito per ferie non godute a fine anno.
04Il controllo durante l’anno
- Confronto mensile fra previsto e consuntivo, per reparto: uno scostamento del 5% ripetuto due mesi è un segnale, non rumore.
- Monitoraggio degli straordinari: sono il primo indicatore che l’organico non regge i volumi.
- Andamento delle ferie residue: se salgono, il debito cresce e a fine anno ci sarà un problema di copertura.
- Costo per ora prodotta, non solo costo totale: se cresce il fatturato e il costo per ora resta stabile, l’organizzazione sta funzionando.
Con Omega
I numeri di partenza già pronti
- Organico completo con inquadramenti, orari e scadenze dei contratti.
- Costo consuntivo per persona e per mese, esportabile.
- Ore ordinarie e straordinarie separate, per reparto e per periodo.
- Residui di ferie e permessi che dicono quanto vale il debito accumulato.
